سند قطعی مسکن چیست؟ مسیر رسیدن به سند قطعی چیست؟ چگونه سند ملک خود را رسمی کنیم؟ نقل و انتقال سند بین فروشنده و خریدار چگونه انجام می‌گیرد؟
بعد از پیدا کردن خانه مورد نظر و توافق بین خریدار و فروشنده، یک مرحله مهم و پرماجرا که اصطلاحا “به نام کردن یا سند زدن” است، آغاز می‌شود. چهار قطب فعال بازار مسکن شامل سازنده‌ها، فروشندگان واحدهای مسکونی(غیرسازنده‌ها)، خریداران واحدهای مسکونی نوساز و خریداران واحدهای مسکونی دارای سند رسمی، برای دسترسی به سند و انجام فرآیند انتقال مالکیت از فروشنده به خریدار با مسیری پر پیچ و خم مواجهند.
معاملات ملک و انتقال مالکیت از فروشنده به خریدار دارای دو مرحله است که یک مرحله آن تنظیم «سند عادی» یا همان «مبایعه‌نامه» بین خریدار و فروشنده و مرحله دوم آن انتقال رسمی مالکیت واحد مسکونی به خریدار یا ثبت رسمی معامله از طریق صدور و ثبت «سند محضری» است.
سند زدن خانه یکی از مهم‌ترین مراحل خرید و فروش ملک است که باید به تمامی جزئیات آن دقت شود. در صورت بی‌توجهی به مسائل حقوقی سند زدن ملک، عواقب ناگواری در انتظار خریدار و یا فروشنده خواهد بود. در این نوشته به مراحل سند زدن و شرایط دقیق آن می‌پردازیم.
مراحل تبدیل سند خانه به سند قطعی ملک
1-ابتدا خریدار خانه‌ای را می‌پسندد و بعد از توافق با فروشنده، مبایعه نامه تنظیم می‌شود. خریدار، فروشنده و حداقل دو شاهد زیر مبایعه‌نامه را امضا می‌کنند. تنظیم مبایعه‌نامه می‌تواند توسط خریدار و فروشنده و یا توسط بنگاه معاملات ملکی انجام شود.
موارد مهمی که باید در مبایعه‌نامه ذکر شوند, عبارتند از:
- ثبت مشخصات شناسنامه، آدرس، کدپستی، تلفن همراه و شماره تلفن ثابت فروشنده و خریدار
- ثبت و شرح موضوع مورد معامله از جمله مشخصات دقیق جغرافیایی، ثبتی و هندسی
- ثبت قیمت واحد و قیمت کل مورد معامله به ریال و معادل تومان
- ثبت تاریخ و نحوه پرداخت. و شرح روشن و دقیق اینکه خریدار در چه زمانی، چه مبلغی را با چه شرایطی و به چه نحوه‌ای پرداخت می‌کند.
- شرایط انصراف و فسخ با تعیین مدت زمانی برای ابراز پشیمانی. مثلا ۲۴ ساعت پس از تنظیم مبایعه‌نامه. تعیین مبلغ خسارت که در صورت انصراف هریک از طرفین باید به طرف دیگر پرداخت شود.
- دقت داشته باشید که در زمان تنظیم مبایعه نامه از جمله “اسقاط کافه خیارات ولو خیار غبن فاحش” استفاده نشده باشد. زیرا در این صورت هیچ‌گونه اختیاری برای فسخ نخواهید داشت.
- دقت کنید تا در بخش منصوبات و ملزومات خانه تا جای ممکن تمامی وسایل را ذکر شده باشند تا در زمان تحویل خانه با مشکلی مواجه نشوید.
در مبایعه‌نامه باید نحوه پرداخت هزینه‌های انتقال سند نیز نوشته شوند. پرداخت بعضی از این هزینه‌ها با فروشنده و برخی با خریدار است. فروشنده باید تمامی بدهی‌های ملک را تا روز تحویل پرداخت کند و خانه را بدون بدهی به خریدار تحویل دهد. ممکن است خریدار، خانه را امروز تحویل بگیرد ولی یک سال بعد سند صادر شود، برای همین از روز تحویل تمام هزینه‌ها با خریدار است.
2- مبایعه‌نامه باید توسط بنگاه‌های املاک مجاز و معتبر در سیستم نرم‌افزاری جامع ثبت شود.
در این مرحله مشخصات ملک و مشخصات خریدار و فروشنده، در سیستم جامع ثبت شده و کد رهگیری صادر می‌شود. این سیستم سراسری است، در نتیجه اگر فروشنده بخواهد همزمان یک ملک را به چند نفر بفروشد، سیستم خطا داده و اعلام می‌کند که کد رهگیری برای این ملک قبلا صادر شده است. صادر شدن کد رهگیری به منزلۀ سلامت معامله بوده و یکی از مراحل لازم برای سند زدن خانه است.
3- فروشنده باید برای نقل و انتقال و سند زدن خانه با شناسنامه و اصل سند، به «دفترخانه اسناد رسمی» مراجعه کند. دفترخانه لیست مدارک مورد نیاز برای تشکیل پرونده شامل موارد زیر را به فروشنده اعلام می‌کند:
- اصل و تصویر سند مالکیت
- اصل و تصویر بنچاق. بنچاق سندی که مشخصات فروشنده و خریدار، آدرس جزئیات، متعلقات و مشخصات ملک و تمام هزینه‌هایی که طرفین انجام داده‌اند، در آن آورده می‌شود، یعنی داستان ملک در آن نوشته شده است. بنچاق پیوست و پیش‌نیاز سند است. دفترخانه یک نسخه از بنچاق را نگه می‌دارد. اگر بنچاق موجود نباشد دفترخانه با دفترخانه‌ای که معامله قبلی ملک صورت گرفته تماس گرفته و یک نسخه از سند محضری قبلی و یا بنچاق را دریافت می‌کند.
- تصویر شناسنامه و کارت ملی فروشنده و خریدار
- اصل و تصویر وکالت‌نامه
- اصل و تصویر پایان‌کار و یا عدم خلافی شهرداری یا نامه بازدید شهرداری یا بخشداری (برای زمین‌های دارای بنا و زمین‌های بدون بنا)
- صورت‌مجلس تفکیکی در مورد آپارتمان
- اصل و تصویر حصر وراثت(برای املاک موروثی)
- اصل و تصویر فرم مالیات بر ارث(برای املاک موروثی)
4-بعد از مراجعه فروشنده به دفترخانه و ارائه تمامی مدارک، دفترخانه وظیفه دارد در مورد بدهی ملک از شهرداری، دارایی، بیمه(اگر ملک تجاری باشد)، بخشداری(اگر ملک خارج از محدودۀ خدمات شهری باشد) استعلام کند. به این کار، مفاصاحساب می‌گویند.
5-همزمان دفترخانه بررسی می‌کند که سند در گرو نباشد و ملک در طرح ساخت‌وساز شهرداری قرار نگرفته باشد. به طور مثال ممکن است از مکان ملک، بزرگراهی بگذرد. در این صورت اجازه معامله داده نمی‌شود.
6-در این مرحله فروشنده با نامه دفترخانه به شهرداری منطقه‌ای که ملک در آن قرار دارد، مراجعه کند. شهرداری بررسی می‌کند که ملک بر اساس پروانه ساخته شده است یا نه. در صورت تخلف، فروشنده باید جریمه بپردازد. از دیگر هزینه‌هایی که فروشنده باید به شهرداری بپردازد، عوارض نوسازی، هزینه پسماند و کمک به آموزش و پرورش است. پس از پرداخت جریمه و عوارض، مفاصاحساب شهرداری صادر می‌شود. مبلغ عوارض نوسازی به ارزش ملک و موقعیت آن بستگی دارد.
7-فروشنده باید با مراجعه به دارایی ۴% قیمت ملک را به عنوان مالیات نقل‌وانتقال پرداخت کند. قیمتی که دارایی بر روی ملک می‌گذارد با قیمت واقعی تفاوت دارد.
گرفتن مفاصاحساب دارایی در سه مرحله و در سه روز مختلف انجام می‌شود. برای این کار فروشنده باید مدارک لازم را به اداره‌ی مالیات تحویل دهد. روز بعد فروشنده مالیات تعیین شده را می‌پردازد. پرداخت این مالیات معمولا با دستگاه پرداخت الکترونیک در اداره مالیات یا با مراجعه به بانک ملی پرداخت می‌شود. در روز سوم اداره‌ی مالیات مفاصاحساب مربوطه را صادر می‌کند. در ضمن اگر ملک مورد معامله تجاری باشد، فروشنده باید به بیمه هم مراجعه کند.
8-آخرین مرحله انتقال قطعی سند است. فروشنده و خریدار در مبایعه نامه تاریخ سند زدن را تعیین می‌کنند. در روز مورد نظر دو طرف معامله با داشتن مدارک شناسایی، مفاصاحساب شهرداری، مفاصاحساب دارایی، سند مالکیت، کپی مبایعه‌نامه، کد رهگیری، گواهی پایان کار، استعلام ثبتی و کد پستی به دفتر اسناد رسمی مراجعه می‌کنند. در پایان سندی مطابق با شرایط مورد توافق دو طرف معامله در دفتر اسناد رسمی تنظیم خواهد شد.
اگر یکی از طرفین مثلا فروشنده، در دفترخانه حاضر نشود و خریدار نتواند به هیچ طریقی با او تماس بگیرد، وظیفه دارد تا آخرین ساعت اداری در دفترخانه بنشیند، اگر فروشنده نیامد، خریدار گواهی عدم حضور می‌گیرد. اگر خریدار به هیچ‌وجه نتوانست فروشنده را پیدا کند، با ارائه گواهی عدم حضور با مراجعه به دادگاه می‌تواند هزینه پشیمانی را از فروشنده مطالبه کند.
هزینه انتقال سند
برای انتقال سند باید هزینه‌هایی پرداخت شود. ثبت مبایعه نامه در سیستم سراسری یکی از این موارد است که بر طبق آن بنگاه معاملات املاک 5 درصد ارزش ملک را از خریدار و فروشنده دریافت می‌کند. هزینه نوسازی، خلافی و پسماند از دیگر مواردی است که فروشنده ملزم به پرداخت آن‌ها می‌باشد.
دارایی هزینه نقل و انتقال و در صورت استیجاری بودن ملک، مالیات بر اجاره را نیز از فروشنده دریافت می‌کند. هزینه دفترخانه که به آن حق‌التحریر گفته می‌شود از دیگر پرداختی‌ها به شمار می‌رود که مبلغ آن به طور مساوی بین فروشنده و خریدار تقسیم می‌شود. عموما هزینه حق‌التحریر بین ۲۰۰ هزار تومان تا ۲ میلیون تومان برآورد شده است.
مشکلات نقل و انتقال سند
- زمانبر بودن و پیچیده بودن «فرآیند اخذ استعلامات و مفاصاحساب از مراجع ذیربط». فروشندگان واحدهای مسکونی باید از شهرداری‌ها و ادارات مالیاتی اقدام به اخذ استعلام بابت پایان کار، مفاصا حساب نوسازی و همچنین مفاصا حساب مالیات نقل و انتقال کنند.
- « دسترسی به سند رسمی با مراجعات مکرر فیزیکی معامله‌کنندگان». فروشنده‌های واحدهای مسکونی برای انتقال مالکیت رسمی به خریدار، نیازمند مراجعات مکرر به سازمان‌های مربوطه برای اخذ استعلاماتی هستند که دفاتر اسناد رسمی برای ثبت سند به آن نیاز دارند و همین موضوع، فرآیند انتقال سند را به پروسه‌ای زمانبر، پیچیده تبدیل می‌کند.
- مبهم بودن فرآیند مراحل صدور سند رسمی، یعنی خریداران و فروشندگان واحدهای مسکونی اطلاع دقیقی از جزئیات و نوع مدارکی که برای صدور یا انتقال سند رسمی مورد نیاز است ندارند و همین موضوع منجر به طولانی وپیچیده شدن فرآیند ثبت رسمی می‌شود.
مدت زمان برآوردی برای انتقال مالکیت واحدهای مسکونی یک تا دو هفته است. این در حالی است که در اکثر موارد این زمان انتظار به بیش از یک ماه نیز می‌رسد.
سریعا نسبت به انتقال سند اقدام کنید!
نظام فعلی صدور سند مالکیت در مسیر رسمیت دادن به نقل و انتقالات، هنوز عمدتا به شکل سنتی انجام می‌شود و اگرچه بخشی از استعلامات ملکی به صورت الکترونیکی امکان‌پذیر شده است، اما فرآیند مدرن‌سازی به‌طور کامل اتفاق نیفتاده است.
دشواری‌های مسیر ثبت رسمی مالکیت واحدهای مسکونی برای سازنده‌ها می‌تواند جریان سرمایه‌گذاری‌های ملکی را کُند کند در صورت دسترسی سازنده‌ها به سند رسمی تفکیک شده برای هر واحد مسکونی در کوتاه‌ترین زمان ممکن و با حداقل مراجعه به سازمان‌های ذیربط، یک مانع عمده در مسیر سرمایه‌گذاری‌های ساختمانی برطرف می‌شود. ضمن آنکه با ایجاد چنین امکانی، به دلیل تسهیل نقل و انتقالات ملکی، تعاملات ملکی میان فروشنده‌های مسکن و خریداران مصرفی ملک نیز افزایش می‌یابد و این موضوع در رونق بازار معاملات مسکن اثرگذار خواهد بود.
با تمام سختی‌ها، بعد از انجام معامله در مورد انتقال سند تعلل و کوتاهی نکنید و سعی کنید تمام مراحل با دقت انجام شود.
سوالات متداول:
آیا مبایعه نامه سند قطعی محسوب می‌شود؟
خیر. باید آن را به سند قطعی تبدیل کنید.
فروشند و خریدار می‌توانند مبایعه نامه را خودشان تنظیم کنند؟
بله. اما بهتر است به بنگاه معاملات ملکی مراجعه کنند تا تمامی موارد در آن رعایت شود.
چه مواردی باید حتما در مبایعه نامه آورده شود؟
ثبت مشخصات سجلی، آدرس، کدپستی، تلفن همراه و شماره تلفن ثابت فروشنده و خریدار، ثبت موضوع مورد معامله از جمله مشخصات دقیق جغرافیایی، ثبتی و هندسی، ثبت قیمت واحد و قیمت کل مورد معامله بر اساس وجه رایج مملکت(ریال یا معادل تومان)، ثبت زمان و نحوه پرداخت، زمان حضور در دفترخانه و تنظیم سند و شرح واضح اینکه خریدار در چه زمانی، چه مبلغی را با چه شرایطی و به چه نحوه‌ای پرداخت می‌کند.
اولین مرحله برای انتقال سند ملکی چیست؟
مراجعه به بنگاه‌های معامله املاک مجاز برای صدور کد رهگیری.
چرا باید برای املاک کد رهگیری صادر شود؟
زیرا مبایعه‌نامه منحصربه‌فرد نیست و ممکن است فروشنده خانه را به چندین نفر دیگر نیز بفروشد.
بعد از دریافت کد رهگیری، فروشنده باید به کجا مراجعه کند؟
فروشنده باید با شناسنامه و اصل سند، به «دفترخانه اسناد رسمی» مراجعه کند. دفترخانه لیست مدارک مورد نیاز برای تشکیل پرونده را به فروشنده می‌دهد.
مدارکی که فروشنده برای انتقال سند باید آماده کند چیست؟
اصل و تصویر سند مالکیت، اصل و تصویر بنچاق، تصویر شناسنامه و کارت ملی فروشنده و خریدار، اصل و تصویر وکالت‌نامه، اصل و تصویر پایان‌کار و یا عدم خلافی شهرداری یا نامه بازدید شهرداری یا بخشداری (در مورد زمین‌های دارای بنا و زمین‌های بدون بنا)، صورت‌مجلس تفکیکی در مورد آپارتمان، اصل و تصویر حصر وراثت(در مورد سندهای موروثی)، اصل و تصویر فرم مالیات بر ارث(در مورد سندهای موروثی)
فروشنده برای گرفتن مفاصا حساب باید به کجا مراجعه کند؟
شهرداری منطقه، دارایی
در مرحله آخر انتقال سند فروشنده و خریدار باید به کجا مراجعه کنند؟
بعد از انجام همه‌ی مراحل دو طرف معامله با داشتن مدارک شناسایی، مفاصاحساب شهرداری، مفاصاحساب دارایی، سند مالکیت، کپی مبایعه‌نامه و کد رهگیری، گواهی پایان کار، استعلام ثبتی و کد پستی به دفاتر اسناد رسمی مراجعه می‌کنند. در پایان سندی مطابق با شرایط توافق دو طرف معامله در دفتر اسناد رسمی تنظیم خواهد شد.
اگر یکی از طرفین در دفترخانه حاضر نشد، باید چه کارکرد؟
اگر یکی از طرفین مثلا فروشنده، در دفترخانه حاضر نشد و خریدار نتوانست به هیچ طریقی با او تماس بگیرد، وظیفه دارد تا آخرین ساعت اداری در دفترخانه بنشیند، اگر فروشنده نیامد، خریدار گواهی عدم حضور می‌گیرد. اگر خریدار به هیچ‌وجه نتوانست فروشنده را پیدا کند، با گواهی عدم حضور به دادگاه رفته و می‌تواند هزینۀ پشیمانی را از فروشنده بگیرد.
هزینه انتقال سند چقدر است؟
برای انتقال سند باید هزینه‌هایی پرداخت شود. ثبت مبایعه نامه در سیستم سراسری یکی از این موارد است که بر طبق آن بنگاه معاملات املاک 5 درصد ارزش ملک را از خریدار و فروشنده دریافت می‌کند. هزینه نوسازی، خلافی و پسماند از دیگر مواردی است که فروشنده ملزم به پرداخت آن می‌باشد.
دارایی هزینه نقل و انتقال و در صورت استیجاری بودن ملک، مالیات بر اجاره را نیز از فروشنده دریافت می‌کند. هزینه دفترخانه که به آن حق‌التحریر گفته می‌شود از دیگر پرداختی‌ها به شمار می‌رود که مبلغ آن به طور مساوی بین فروشنده و خریدار تقسیم می‌شود.
